Qu'est-ce que la GED ?

La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise.

Un document c'est :

Pour les systèmes de GED, un document est un fichier électronique qui contient des informations non structurées : fichiers bureautiques (Word, Excel, courriels, etc.), contenu web, rapports, formulaires, photos, fichiers audio, vidéos, ainsi que toutes les images de documents ayant été numérisés

La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :

  • la création,
  • l’archivage et le stockage,
  • le classement (constitution de dossiers),
  • l’indexation,
  • la recherche et la restitution,
  • le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages).

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Avantages de la GED :

  • Référentiel documentaire unique :
    chaque document existe en un seul exemplaire, officiel. Il n’y a plus de doublons.
  • Accès protégé et rapide :
    les documents sont protégés contre les accès non autorisés; ils sont aisément accessibles grâce à des fonctions de recherche et de navigation.
  • Protection des documents :
    les documents sont protégés contre la perte, contre les accidents et malveillances.
  • Contrôle d’accès :
    l’accès aux documents et leur modification sont contrôlés et sont enregistrés dans une journal d’activité (trace ou log).
  • Unicité des documents :
    plus de doublons ou triplons du même document, donc plus de confusion possible.
  • Gestion des versions :
    les versions d’un document sont enregistrées et permettent ainsi d’avoir une parfaite de l’historique des modifications.
  • Journal d’activité :
    tous les événements et actions sont enregistrés dans un journal, offrant un ainsi un audit d’activité pour la qualité.
  • Standardisation :
    le nommage et le classement des documents peuvent être automatisés et satisfaire une charte ou un standard, accroissant ainsi la lisibilité des informations et leur exploitabilité.
  • Informations fiables et à jour :
    du fait de l’unicité des données et de la garantie de toujours disposer de la dernière version à jour ou applicable.

 

Tous vos documents à portée de clic !

La GED apporte à votre entreprise des gains de productivité à votre entreprise :

  • Fluidification de la circulation des informations
  • Développement du travail collaboratif
  • Mise en place de Workflows dématérialisés

La GED vous permet des économies sur les coûts d'archivage et d'impression :

  • Réduction du coût de l'espace de stockage requis par le papier.
  • Réduction des coûts en photocopie, en télécopie et de courrier car les documents sont accessibles électroniquement
  • Réduction du temps et l'argent dépensé pour la recherche des documents et à recréer les documents perdus ...

 

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